Как видеть всё важное в команде

Вынесите ключевую информацию на доску

Первый шаг — сделать так, чтобы доска читалась без открытия карточек задач.

Для этого в YouGile используются Стикеры. Они выводят ключевые параметры прямо на доску. Чаще всего этого достаточно, чтобы быстро понять состояние проекта.

Даже при большом количестве карточек становится видно, что горит и как распределена работа по команде. При необходимости по стикерам можно отфильтровать задачи и сразу увидеть, например, все просрочки.

В системе уже есть базовые Стикеры:

• исполнитель — показывает, кто отвечает за задачу;
• дедлайн — помогает сразу увидеть сроки;
• приоритет — выделяет важность задач.

Вы можете создавать собственные Стикеры — например, чтобы отмечать тип задачи, статус согласования или другие параметры работы.

Как добавить свой Стикер:

1. Нажмите на значок шестерёнки в верхней панели доски.
2. Перейдите в раздел Стикеры.
3. Нажмите Создать.
4. Выберите тип стикера, например, текстовое поле или набор заданных состояний, и задайте нужные значения.

После этого Стикер появится на доске, и его можно будет добавлять к задачам.

Если в задачах часто не хватает информации, нужные Стикеры можно сделать обязательными. Тогда карточку задачи нельзя будет создать или переместить дальше без заполнения.

Например, чтобы задачи не появлялись без срока:

1. Откройте настройки доски.
2. Перейдите в раздел Стикеры и выберите Дедлайн.
3. Включите опцию При создании задачи → Требовать указать значение.

Добавьте индикаторы, которые помогают замечать задержки

Стикеры быстро подсвечивают состояние задач. Следующий шаг — включить параметры отображения доски, которые позволяют замечать задержки в работе. В этом помогут счётчик сообщений и таймер времени в колонке.

Как использовать показатели

По ним можно быстро заметить, где работа начинает тормозить.

Например:

• если в задаче давно нет сообщений, скорее всего, к ней никто не возвращался и она стоит без движения;
• если задача лежит в колонке заметно дольше остальных, возможно, работа на этом этапе остановилась;
• если в одной колонке регулярно копятся задачи с большим временем в колонке, в процессе может быть узкое место.

Что делать с такими ситуациями и как перестраивать процесс, мы подробно разобрали в кейсе «Как найти узкое место в процессе».

В настройках можно вывести на карточки два дополнительных показателя:

• количество сообщений — показывает, есть ли обсуждение по задаче;
• время в колонке — показывает, как долго задача находится на текущем этапе.

Как включить эти параметры

Откройте Настройки доски и перейдите в раздел Основные.
В блоке Настройки отображения включите опции:

• Время, которое задачи провели в колонках;
• Количество сообщений на карточках задач.

Соберите задачи, за которыми нужно следить

Когда проектов несколько, важные задачи оказываются разбросаны по разным доскам. Чтобы понять, что происходит, приходится заходить в каждый проект и смотреть задачи по отдельности.

Проще собрать всё, что требует внимания, в одном месте.

Для этого в YouGile используют инструмент Сводки. Они выводят на доску задачи по заданным условиям, даже если сами задачи находятся в разных проектах.

После этого система будет автоматически показывать задачи, которые подходят под заданные условия.

На практике руководители обычно делают несколько сводок для разных ситуаций. Покажем два варианта, которые чаще всего используют для контроля работы.

Сводки для важных задач

Сюда обычно собирают задачи, где может понадобиться вмешательство.

Например:

• задачи с просроченным дедлайном;
• задачи, которые слишком долго находятся в колонке.

Такую сводку удобно открывать время от времени — она быстро показывает, где что-то пошло не так.

Сводки для контроля проекта

Другие сводки помогают смотреть на проект в целом.

Например, можно вывести:

• все задачи, которые сейчас в работе;
• задачи с дедлайнами на ближайшую неделю;
• задачи на этапе согласования или проверки.

По таким сводкам легче заметить, где процесс начинает тормозить или где копятся задачи.

Часто для этого создают отдельную доску наблюдения и добавляют на неё несколько сводок. Её можно открывать в течение дня — в том числе в мобильном приложении — чтобы быстро проверить, как идут дела.

Как создать сводку

1. Откройте нужную доску или создайте отдельную доску для контроля.
2. В правой части нажмите Создать сводку.
3. Укажите название и настройте фильтр.

Например:

• Дедлайн → просрочен;
• Стикер → нужно согласовать;
• Исполнитель → выбранный сотрудник.

Следите за действиями команды

Ещё один полезный инструмент — лента событий. В ней отображаются все действия по задачам, например, перемещения задач, изменения дедлайнов.

По сути, это журнал работы: можно посмотреть, что происходило в системе за выбранный период.

Как открыть ленту событий

1. В левой панели выберите раздел Лента событий.
2. Задайте период — например, последние несколько дней или неделю.
3. При необходимости настройте фильтры:

• по проекту или доске
• по сотруднику
• по типу действия (например, изменения дедлайнов).

После этого в ленте останутся только нужные события.

Как использовать

Например:

• по задаче давно нет изменений → скорее всего, она стоит без движения;
• дедлайны регулярно меняют → сроки изначально оценены неточно или команда перегружена.

Поделиться