Как управлять работой команды с телефона

Не всегда есть возможность работать с компьютера: встречи, поездки, дорога между офисами или объектами. При этом работа команды продолжается — появляются новые задачи, сотрудники задают вопросы, меняются сроки.

Мобильное приложение YouGile позволяет управлять проектами прямо с телефона: следить за задачами, отвечать в обсуждениях и быстро реагировать на изменения.

Разберём, какие возможности доступны в мобильной версии и как ими пользоваться.

Работайте со всеми проектами

В мобильном приложении доступен почти весь функционал веб-версии YouGile. С телефона можно полноценно работать с текущими проектами: открывать доски, следить за ходом работы и обновлять статус задач.

Например, можно перемещать задачи между колонками, чтобы менять их статус — достаточно перетащить карточку пальцем в нужную колонку.

Также можно создавать новые задачи и редактировать существующие. Например, уточнить описание, назначить исполнителя, поменять дедлайн или приоритет, добавить стикеры и прикрепить файлы прямо с телефона.

Кроме того, в мобильном приложении можно создать новый проект с нуля и настроить для него рабочее пространство.

Для этого перейдите в главное меню, нажмите «+» в разделе «Проекты», добавьте название и участников и соберите нужную структуру.

Проверяйте ключевые задачи

Если нужно быстро понять, что происходит в проектах, это можно сделать прямо с телефона.

Добавьте задачи в избранное

В YouGile любую задачу можно отметить звёздочкой — так она попадает в список избранных.

Это удобно, если вы хотите держать под контролем:

• важные задачи проекта;
• задачи с дедлайнами;
• задачи, где вы ждёте решение или ответ.

Для этого откройте задачу, нажмите на ⋯ и выберите опцию Добавить в избранное.

Помеченные задачи появится в разделе Мои задачи → Избранные и будут закреплены вверху списка, чтобы к ним можно было быстро вернуться.

Используйте сводки задач

Сводки настраиваются в веб-версии YouGile: можно задать условия и собрать в одну колонку задачи из разных проектов.

Например, вывести:

• задачи с дедлайном на этой неделе;
• просроченные задачи;
• задачи, которые ждут вашего решения.

После настройки сводки доступны и в мобильном приложении. С телефона можно открыть такую доску и быстро увидеть все важные задачи в одном месте.

Настройте уведомления

Чтобы не пропускать события по важным задачам, настройте уведомления.

Например:

1. Включите уведомления о назначении задач. Так вы сразу узнаете, когда вам или вашей команде поставили новую задачу.
2. Оставьте уведомления о дедлайнах. Это помогает не пропускать задачи, у которых подходит срок или уже произошла просрочка.
3. Не отключайте упоминания. Если вас отметили через @, значит по задаче ждут вашего решения или комментария.
4. Отключите лишние уведомления из чатов. Если сообщений много, оставьте только упоминания — так уведомления не будут отвлекать от важных задач.

Быстро решайте вопросы в чатах

В мобильном приложении доступны все возможности мессенджера, поэтому многие рабочие вопросы можно закрыть с телефона.

Несколько полезных приёмов:

1. Записывайте голосовые сообщения. Если нужно быстро ответить, отправьте голосовое — система автоматически переведёт его в текст.
2. Прикрепляйте фото, видео и документы. Можно отправить файл, сделать фото или записать короткое видео прямо в чате, например, чтобы показать проблему или уточнить детали.
3. Используйте реакции. Иногда достаточно поставить реакцию на сообщение, чтобы не создавать лишнюю переписку.
4. Работайте со списком чатов задач. Откройте список чатов и отвечайте на вопросы по задачам прямо там — не нужно искать их на доске.
5. Закрепляйте важные сообщения. Например, решение по задаче или договорённости, чтобы они всегда были под рукой.
6. Создавайте новые чаты с телефона. Если нужно быстро обсудить вопрос, соберите новый чат и добавьте нужных сотрудников.

Следите за общением с клиентами и подрядчиками

В YouGile можно приглашать в рабочие чаты внешних участников — клиентов, подрядчиков или фрилансеров.

Это работает через ссылку-приглашение:

1. вы создаёте групповой чат;
2. отправляете ссылку человеку;
3. он регистрируется и попадает прямо в этот чат.

При этом внешний участник видит только те чаты, куда его пригласили, только участников этого чата, не получает доступ к проектам, задачам и структуре компании.

Это удобно, потому что рабочие обсуждения не нужно переносить в сторонние мессенджеры.

Руководитель может следить за перепиской и быстро отвечать на вопросы.

Быстро находите сотрудников

В мобильном приложении доступна полная структура компании. Чтобы открыть её, перейдите в главное меню → Сотрудники компании.

С телефона можно:

• найти нужного сотрудника и написать ему сообщение;
• добавить человека в чат или задачу;
• пригласить нового сотрудника в компанию;
• выдать доступ к проекту;
• назначить роль в проекте;
• удалить сотрудника из компании, если он больше не участвует в работе.

Например, чтобы добавить нового участника в проект, откройте проект, нажмите ⋯ → «Участники и роли» → «Добавить», выберите сотрудника и укажите его роль.