Что такое система канбан и как работать на канбан-доске
В этой статье разберём, что такое канбан, как устроена канбан-доска и какие правила помогают работать по этому методу в команде. Покажем, как внедрить канбан в реальном процессе и какие метрики помогают улучшать работу со временем.
Топ-10 лучших корпоративных мессенджеров 2026: обзор российских сервисов
Собрали 10 популярных российских корпоративных мессенджеров. В каждом коротко разбираем, как устроено общение, какие есть плюсы и минусы и сколько стоит сервис.
Иногда сотрудники работают в дороге или на встречах. Мобильное приложение YouGile помогает управлять проектами с телефона — отслеживать задачи, обсуждать и реагировать на изменения.
Расскажем о возможностях мобильной версии и как ими пользоваться.
Когда задачи ведут в трекере, а обсуждения в мессенджерах, контекст теряется. Покажем, как перенести чаты в YouGile и привязать их к задачам, чтобы информация не пропадала, а работа шла быстрее.
Запускаем открытый мессенджер: приглашайте в чаты кого угодно по ссылке
В чаты корпоративного мессенджера теперь можно приглашать гостевых пользователей. Базовый функционал уже доступен — зовите гостей, тестируйте и предлагайте идеи.
Обновилась интеграция почты. Отвечайте на письма прямо из задачи
Обновление поможет ускорить работу техподдержки, ИТ-департаментов и отделов продаж. Показываем сценарии работы и рассказываем, как подключить расширение.
Рассказываем, как выстроить систему контроля дедлайнов в YouGile. Покажем, какие инструменты и правила помогут вовремя замечать риски и закрывать проекты в нужные сроки.
В YouGile CRM появилась интеграция с мессенджерами, формой на сайте и почтой
В CRM теперь доступна интеграция с почтой, формами на сайте и мессенджерами. Расширение добавит прозрачности в продажи и поможет общаться с клиентами без переключений между чатами.
В мессенджере YouGile появился полноэкранный режим
Обновили мессенджер в браузерной версии YouGile: добавили полноэкранный режим и меню для быстрого поиска файлов. Так будет ещё удобнее общаться с коллегами и передавать материалы по задачам.
Вышел умный ИИ-ассистент: Соберет данные и покажет невидимое по запросу
В YouGile вышла beta-версия ИИ-ассистента. В отличие от обычных помощников, он не только даёт подсказки, но и открывает более эффективные способы работы: он может собирать и агрегировать любые данные внутри системы и выводить их по запросу. Ассистент работает на внутреннем сервере, поэтому все данные остаются внутри вашей компании.
Обновили ваши чаты. Новые возможности корпоративного мессенджера
Мы делаем полноценный мессенджер в системе YouGile, который помогает командам фокусироваться на работе. В нем появились: папы для групповых и личных чатов, чаты проектов, массовые действия с чатами и другие фишки для удобной коммуникации.
Обновление мобильного приложения YouGile: масштабирование досок и передача задач
В мобильном приложении YouGile становится больше возможностей для автономной работы над задачами. Масштабирование доски, цветные задачи и колонки, передача задач по правилам, настройка уведомлений и другие обновления мобильной версии.
Мы знаем, как сделать так, чтобы менеджеры не теряли задачи или сделки. В новой бесплатной YouGile CRM мы разработали отдельную функцию Дела и рассказываем, как правильно ей пользоваться.
Вышел импорт сделок в CRM. Переводите ваш отдел продаж в YouGile
Вышла первая версия импорта сделок в нашу простую и бесплатную CRM. Теперь вы можете загрузить список клиентов из CSV-таблицы и начать работать в CRM системы YouGile c вашими клиентами.
Выполняйте задачи по четким правилам: мы выпустили первую версию Workflow
С помощью расширения Workflow можно задать жесткие правила движения карточек по этапам. Это поможет сотрудникам следовать процессам и избавиться от случайных ошибок.
Работаем над качеством: исправили 70 багов в системе YouGile
Мы пофиксили порядка 70-ти багов! Большая часть из них была в разделе управления задачами (доски, стикеры, подзадачи и т.д.), но зацепили и другие разделы. Правили не только критичные, но и мелкие баги, чего раньше не делали.
Смотрите список всех правок за последние полтора месяца.
Создавайте проекты и приглашайте команду в приложении и еще 6 обновлений мобильной версии
Мобильное приложение YouGile стало еще удобнее: копируйте задачи, находите задачи по ID, получайте расшифровку голосовых прямо в push-уведомлениях и не только.
Новое расширение автоматизирует процесс согласования задач: не пускает на следующий этап несогласованные задачи и уведомляет всех участников о решении в чате. Подробности смотрите в видеообзоре.
Расширение запрашивает у пользователей информацию при создании, перемещении или выполнении задачи на доске. Как работают «Формы» на примере небольшого производства, смотрите в видеообзоре.
Обновления мобильного приложения: стикеры, пересылка файлов и другие
Мы упростили добавление и редактирование стикеров, добавили пересылку файлов из других приложений в YouGile, улучшили работу с подзадачами и чек-листами и упростили навигацию в приложении. Рассказываем подробнее.
Новый вид диаграммы Ганта теперь доступен по умолчанию на каждой доске YouGile. Вы можете вернуть старый вид Ганта в разделе «Моя компания» в Настройках компании.
Аналог Трелло в России – система управления проектами YouGile. Более 120 функций + встроенный мессенджер. Полностью заменяет Trello и Jira для работы больших команд. Подходит для сложных проектов, управления задачами, планирования и коммуникаций.
В ID задачи теперь есть префикс, который указывает на проект или отдел. Переименуйте его так, чтобы всем было понятно, к чему относится задача. ID можно вывести на карточку и копировать ссылку на задачу в 1 клик.
Отчет по задачам «Время в колонке»: новые сценарии
Добавили фильтры в отчет по времени нахождения задач в колонках. Значительно переработали его для удобства использования. Предусмотрели два новых сценария.
Сценарий 1. Посмотреть, где задача застревала
По конкретной задаче можно посмотреть, в какой колонке она провела больше времени, где находится сейчас.
Выпустили новый интерфейс настройки стикеров: числовые и текстовые поля стало проще создавать и настраивать. Интерфейс настроек развивается в рамках концепции «каждая доска — настраиваемый бизнес-процесс».
Мы обновили «Шаблоны задач», сделали функцию целостнее и удобнее: появились подзадачи, процесс настроек стал проще. Это обновление уже доступно в десктоп-приложении.
Подзадачи в шаблоне задачи
Создавайте подзадачи и добавляйте на них стикеры: исполнителя и кастомные стикеры с доски.
В новом интерфейсе вам доступна наглядная структура объектов: стало визуально проще ориентироваться и отличать проект от досок, а доски от колонок и задач.
Теперь можно установить любой фон для каждой отдельной доски — и сделать его общим для всех пользователей. А интеграция с Unsplash поможет вам выбрать подходящий фон из миллиона предложенных вариантов.
Мы обновили дизайн стикеров и доработали функционал панели стикеров. Теперь стало удобнее сортировать задачи по стикерам. Например, выбрать все задачи определенного типа с высоким приоритетом.
В текущем обновлении по дизайну мы сделали так, чтобы было удобнее работать с задачами. Добавили новую тему по умолчанию, настройки внешнего вида панелей, изменили левую панель и внесли правки на доску.
Добавили новый отчет — «Время в колонках». График показывает среднее время, которое задачи провели в каждой колонке. Это поможет найти узкие места в работе вашей команды.
При разработке нового дизайна мы стремимся к тому, чтобы система выглядела современно, а также стала проще для восприятия. Ниже расскажем обо всём в деталях.
Доступна в окне «Настройки доски». Позволяет автоматизировать действия с задачами. Можно задать правила — куда переместить задачу, каких исполнителей назначить, кого подписать на чат, какие стикеры добавить.
В окне создания новых стикеров вам доступно два новых типа: текстовый и числовой.
Текстовый — можно прописать для него уникальное значение на каждой задаче, сделать любые пометки и уточнения.
Числовой — можно указать числовые значения на каждой задаче и, например, рассчитать бюджет. Для этого включите настройку, чтобы суммировать числа в шапке колонки.
Мы усилили команду мобильной разработки, чтобы быстрее развивать приложение YouGile. Будем постепенно дорабатывать его. В приоритете — удобство общения с коллегами.
Выпустили новый дизайн шапки и табов с названиями досок.
Теперь вы можете без проблем создавать любое количество досок. Если досок станет много – появится функционал скролла для легкого доступа к доскам, которые не помещаются на экран.
Выпустили необычную для системы управления функцию – возможность записывать свой экран и голос и отправлять видеосообщения в любой чат.
Это позволяет уменьшить число созвонов с демонстрацией экрана и быстрее решать любые задачи с визуальной составляющей. Например, показать прототип, баг или отчет и прокомментировать голосом.
Закрепление чатов, сортировка по времени в колонке и настройки доски + новое видео
Выпустили ряд небольших обновлений и записали новое видео, в котором отвечаем на ваши вопросы и делимся ближайшими планами.
1. Закрепление чатов
Теперь вы можете закрепить не только задачи, но и личные, и групповые чаты. Избранные чаты будут отмечаться звездочкой и находиться вверху общего списка.
10 самых нужных функций системы управления проектами
Важны не сами функции, а те кейсы, которые решаем с их помощью. Вот наглядные примеры, как система управления проектами упрощает работу команды.
Система управления проектами: планирование
1. Доска с задачами и стикерами – для визуализации рабочих процессов
Каждый день в типографию поступают заказы: на печать листовок, буклетов, каталогов и баннеров. Процесс работы такой: «формируем заказ» – «на отрисовку» – «дизайн-макет» – «согласование» – «в печать» – «готово» – «согласование доставки» – «доставка». Отображаем все этапы на доске. Помечаем задачи стикерами: дедлайн, приоритет, исполнитель. Двигаем задачи по колонкам, следим за сроками.
Мы расширили механики работы регулярных задач. Теперь вы можете устанавливать повторения ежегодно, ежеквартально, в определенную дату месяца/года и многое другое.
Доступны любые варианты расписания. Например:
каждый месяц в первый будний день;
каждый второй месяц в третье воскресенье;
еженедельно в 7:00 утра каждый понедельник, начиная с 1 января;
ежегодно 5, 11 и 25 числа в январе, апреле, июле и октябре.
На карточке задачи во вкладке «Описание» появился полноценный текстовый редактор. Его можно открыть в полноэкранном режиме и форматировать текст: добавлять подзаголовки, ссылки, списки и изображения. История версий сохраняется.
Полноэкранный режим работы с текстом
Доступно редактирование и просмотр текста в полноэкранном режиме. Для перехода в данный режим необходимо нажать на иконку раскрытия в разделе с описанием задачи.
Теперь можно выбрать несколько задач на доске и совершить действия с ними. Для этого нужно нажать на пункт «Выделить несколько задач» в меню карточки либо кликнуть на задачу с зажатым ctrl/command.
Теперь стикеры – не просто атрибут задачи, а полноценный инструмент для автоматизации процессов. С их помощью можно сделать бизнес-процессы легкими в управлении и сократить время на рутинные действия.
Автоматизации доступны на стикерах: секундомер, исполнитель, текстовый стикер (приоритет, тип задачи, статус, стоимость…) и дедлайн.
Стикер «Секундомер» – автоматический запуск, остановка и статистика по колонкам
увеличили размер рабочей области с задачами на весь день,
добавили возможность просматривать задачи из нескольких проектов на одном календаре,
обновили дизайн аккаунта,
и еще несколько важных изменений.
Реализован блок работы с задачами на весь день
Увеличен масштаб области «Весь день» на недельном срезе
В первой версии календаря область задач «Весь день» имела фиксированную ширину. Для просмотра всего списка задач необходимо было скроллить. После обновления – ширина области регулируется, и видны все запланированные задачи на день.
Выпустили новую функцию – лента событий! Это список событий по проектам, к которым у вас есть доступ. Кнопка «Лента событий» доступна в браузерной версии в левом меню.
Сводки 2.0. Новые фильтры. Больше возможностей для контроля задач!
В системе фильтрации произошли значительные изменения – добавлены новые фильтры и сортировки. Например, стало возможным вывести в колонку все задачи с файлом, в названии которого есть «Договор» и мониторить все договоры в компании.
Видеообзор новой системы на 8 минут: «5 примеров, как мы добиваемся прозрачности по задачам в компании»:
5 интересных способов использовать открытые доски в системе совместной работы
В YouGile любую доску можно сделать доступной по ссылке. Каждый, кто перейдет по этой ссылке, получит доступ к вашему проекту без регистрации.
В статье и в видео ниже рассмотрим 5 самых популярных способов использовать открытые доски: сделать Help Desk или чат-форум, поделиться информацией с командой, пригласить заказчика, добавить фрилансера.
Новый интерфейс списков пользователей и выбор колонок в функции "Доступ по ссылке"
Мы обновили интерфейсы выбора пользователей
Доработали функцию “Доступ по ссылке” в доске
Добавили новые события в Ленту событий в Отчётах
Новые списки пользователей
Мы сделали интерфейсы выбора пользователей удобнее, особенно для больших команд. Новый интерфейс теперь есть при выборе Исполнителя и Ответственного в задаче, при выборе подписанных на чат, при редактировании отделов и при выборе пользователей в настройках отчётов и сводок.
Обновление. Больше возможностей для Гостей на открытых досках
Выпустили небольшое обновление по доскам, доступным по ссылке.
Появилась новая настройка доступа – теперь Гости могут создавать карточки и таким образом инициировать тему общения. Также Гостю стало легко представиться, если нет логина в системе.
Как передавать задачи между отделами. 7 лайфхаков по внедрению системы
Мы пробуем новый формат обучающих материалов — видео-ответы на самые популярные вопросы о внедрении системы управления.Представляем вам два первых выпуска:
Теперь можно назначать нескольких Исполнителей на задачу
Добавили новую возможность – назначать двух и более исполнителей на одну задачу.
Мы получали большое количество запросов на эту функцию от пользователей Yougile, и вот реализовали ее.
Теперь вы можете добавлять сколько угодно ответственных за выполнение задачи. Это актуально, когда над задачей работают сразу несколько сотрудников, и результат зависит от всех.
Система отчетности и онлайн-мониторинга. Полное понимание процессов в компании.
Мы выпустили новые отчеты и онлайн-мониторинг. Теперь можно получить любую информацию по проектам и выгрузить её для проведения анализа. Главная цель нового инструмента — полная прозрачность для управления и принятия обоснованных решений.
Видео-обзор с примерами использования отчетов и сводок:
Групповые чаты, новый дизайн чата и много других улучшений.
У нас много новостей:
Мы выпустили групповые чаты.
Выпустили новый дизайн панели общения.
Добавили функцию восстановления задач из архива.
В 8 раз повысили производительность системы при создании сложной системы прав пользователей.
За декабрь, январь и февраль провели очень много работ “под капотом”, связанных с увеличением скорости работы сервиса и производительности. Провели оптимизацию сервера.
За последний месяц исправили не меньше полусотни разных недочётов, о которых нам писали в тех. поддержку.
Теперь можно настраивать права к целому проекту или к отдельной доске и даже задаче (видео обзор).
Всего 27 различных действий, которые можно запретить или разрешить на выбранном объекте. Например, можно разрешить видеть задачи только созданные пользователем, разрешить переписку по ним, но запретить закрытие.
Мы с новостями, объясняющими, почему у вас вчера и сегодня YouGile мог работать с перебоями. Проблемы возникали у 25% пользователей и продолжались у каждого не более часа.
Новая версия доступна для скачивания в Play Market и AppStore
Мы добавили в мобильное приложение чеклисты, теперь они отображаются на задачах. Зайдя в задачу, их можно редактировать (создавать, удалять, переименовывать и менять порядок).
Как рассказать что такое Agile на заводе? Топ 5 самых популярных Agile-практик
Если заглянуть в реальную российскую компанию старше 30 лет и больше чем с тысячью сотрудников и произнести слово Agile, то реакция будет как минимум настороженная. Люди там уже слышали истории похожие на "Как рассказать бабушке" или "Как рассказать дедушке" и посмотрели все выступления Грефа, получили с десяток предложений внедрить гибкость за неделю, кто-то из сотрудников даже поработал год со Scrum, но остается один вопрос.
Обновление. Вышла коробочная версия доступная для скачивания.
Версия системы, которую можно поставить на свои сервера — это был один из самых популярных запросов среди наших пользователей. Скачать и поставить тестовую версию можно на странице коробочной версии.
Самое недооцененное, на чем может заработать каждая компании — это Сервис. Раза в два можно увеличить оборот, но придется быть честным до конца. Хитрить со всеми все время все равно не получится.
Обновление браузерной и мобильной версии. Реализовано 7 крупных запросов.
За последние три недели реализовали несколько самых запрашиваемых функций в браузерной и мобильной версиях. Работать стало быстрее и удобнее.
Браузерная версия
Изменен подход к навигации по доске. Появились скроллы в рамках колонки, скроллирование при перетаскивании задачи или стикера, выдвижение доски из-под чата. На наш взгляд стало удобней, сообщайте, что из этого понравилось вам.
Напоминания по дедлайну. У стикера появились настройки — можно, например, получить уведомление за 4 часа до окончания срока и в момент, когда задача станет просроченной.
Обновление. Новая функция - списки подзадач в карточках.
На этой неделе мы обновили и систему и мобильное приложение. Остановимся подробнее на изменениях. Начнем с web-версии: Основное нововведение — мы добавили чеклисты к задачам. Чеклисты отображаются и в доске с задачами и под описанием.